A Assinatura Digital tornou-se uma necessidade inadiável para as empresas. Esse sistema, que outrora se restringia a alguns segmentos do mercado, se alastrou para diversas outras áreas.
Em sincronia a essa tendência, o Governo, progressivamente, tem se utilizado desta ferramenta para desburocratizar questões fiscais e previdenciárias, bem como garantir-lhes maior eficiência e agilidade, com menor custo. Normas impondo a necessidade do Certificado são cada vez mais abrangentes, como a determinação efetivada no ano de passado, a partir da qual os optantes do Simples Nacional com mais de três funcionários passaram a ter de adquirir, obrigatoriamente, esta assinatura virtual. E a perspectiva é de expansão.
- eSocial: adesão ao programa obriga o empresário a se certificar digitalmente
A partir deste ano, o Certificado será obrigatório para todas as empresas, com a implementação do programa governamental eSocial. A vigência deste sistema ocorrerá em fases, estando primeiramente submetidas as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais. Para essa categoria, a exigência do eSocial se iniciou em 8 de janeiro. Aos demais empresários do setor privado (incluindo MEI’s com empregados), a obrigatoriedade passará a vigorar a partir de 16 de julho. Por fim, no que concerne aos órgãos públicos, o eSocial será exigido a partir de 14 de janeiro de 2019, quando sua abrangência será totalizada e será possível ao Governo colher os dados de milhões de trabalhadores de maneira informatizada.
O Certificado pode ser um token, cartão magnético, arquivo ou pen drive. Esse objeto ou programa permite à pessoa física ou jurídica transmitir, por via eletrônica, informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias ao governo. O eSocial, portanto, é uma vertente de repasse dessas duas últimas espécies de dados.
- Aspectos da Assinatura na relação com os órgãos públicos
Com a aquisição do Certificado Digital, inúmeros procedimentos podem ser realizados sem a necessidade da presença física do responsável nas repartições públicas. Dados podem ser repassados aos órgãos competentes de maneira segura e inequívoca, autenticações não exigem a juntada de documentos impressos e operações podem ser realizadas mais rapidamente.
O detentor da Assinatura ainda pode consultar sua situação enquanto contribuinte, assinar a escrituração contábil e fiscal da empresa, realizar transações do FGTS e da Previdência Social, fazer retificações no CAGED e acessar o Receitanet, portal da Receita Federal restrito aos assinantes digitais, por meio do qual pode efetuar declarações como a DIPJ e DCTF.
Se ao Governo – em seus diversos âmbitos – o benefício diz respeito ao recebimento de informações de uma forma mais completa, ao assinante, por sua vez, o Certificado Digital traz modernidade à administração e o conforto de realizar os atos necessários e obrigatórios sem precisar se deslocar, além da segurança de uma assinatura criptografada.
Por isso, a aquisição do Certificado Digital só cresce. Em janeiro de 2016, ele era obrigatório somente às empresas do Simples com mais de dez funcionários. Já em julho daquele ano, esse número passou a cinco e, a partir de 2017, as empresas com mais de três funcionários foram englobadas, conforme já informado, resultando àquelas que não se enquadraram impedimentos administrativos e multas.
A partir de 2018, com a obrigatoriedade do eSocial, o Certificado chegará ao seu ponto máximo de ação, pois todas as empresas privadas deverão providenciar suas assinaturas digitais para transferirem dados trabalhistas ao Ministério do Trabalho e Emprego – e poderão utilizá-lo para cumprir outras obrigações de forma célere e cômoda.
- Sanções pela não adequação ao sistema de certificação digital
É uma questão de tempo até que a assinatura digital chegue a todos. A não adequação da empresa a esta exigência pode inviabilizar o repasse de informações ao ente público responsável, que, por sua vez, pode aplicar penalidades a quem não se adequou à ferramenta.
A não implantação do eSocial, por exemplo, impedirá que uma informação de alteração cadastral seja repassada – e isso ocasionará multas entre R$ 201,27 e R$ 402,54. Além disso, a omissão sobre o afastamento temporário possibilita a aplicação de penalidades de até R$ 181.284,63, o mesmo valor determinado a quem não fornecer o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) ao Governo. E essas são apenas algumas hipóteses em que a ausência do Certificado implicará em significativos ônus para o descumpridor da obrigação.
Não bastassem as sanções de natureza pecuniária, a ausência da assinatura digital poderá inviabilizar negócios, impedir ou atrasar trâmites burocráticos e colocar a empresa em situação de irregularidade. Assim sendo, esse instrumento, além de conferir validade às transações de cunho privado, é de suma importância para cumprir com determinações do Governo. Não bastasse, ele também é essencial na esfera jurídica, conforme observa-se adiante.
- Assinatura Digital no universo jurídico
Segundo o Conselho Nacional de Justiça, a tramitação de processos judicias por meio do Processo Judicial Eletrônico (PJe) exige a certificação digital de advogados, magistrados e servidores de tribunais. O mecanismo garante proteção a dados confidenciais fornecidos em ações judiciais e aos atos realizados no âmbito do Poder Judiciário e evita fraudes possíveis de serem cometidas com a violação de informações confiadas ao Judiciário para a resolução de litígios.
Assim sendo, no âmbito jurídico, o Certificado Digital também cresce em importância e tem funcionado como uma carteira de identidade do profissional nesse segmento.
No Judiciário, portanto, a identidade virtual já é obrigatória para propor ações judiciais na grande maioria das comarcas e esferas, sendo também obrigatória para acessar o teor das decisões proferidas pelos magistrados. O acompanhamento básico da movimentação processual, porém, continua aberto ao público em geral, para garantir a publicidade.
Além da segurança, o certificado digital garante validade jurídica aos atos praticados com seu uso.
A assinatura digital, portanto, tem se difundido maciçamente dentre os núcleos jurídico, empresarial e público-administrativo. Ao final desta série, percebe-se a sua crescente importância no mundo dos negócios, na relação com o Poder Público e na efetividade e agilidade do Poder Judiciário.
